Afscheid Vincent Buitendijk

In maart 2020 rondde Vincent Buitendijk zijn werkzaamheden als bestuurder van Libra Revalidatie & Audiologie af. We hebben in maart, maar ook later in het jaar, gezien de corona-uitbraak slechts beperkt aandacht kunnen besteden aan zijn afscheid. Wel hebben we, voor en tussen de corona-golven door, in klein verband op verschillende manieren bij zijn afscheid stil kunnen staan.

Koninklijke onderscheiding

In maart reikte Burgemeester Luc Winants van de gemeente Venray een Koninklijke onderscheiding uit aan Vincent voor zijn uitzonderlijke betrokkenheid en niet aflatende inzet ten aanzien van het landelijk aandacht vragen voor burgers met niet aangeboren hersenletsel, in concreto het VIN programma en andere vraagstukken op het gebied van revalidatie en audiologie. Door zijn inzet in diverse geledingen van branchevereniging Revalidatie Nederland en de Nederlandse Vereniging van Ziekenhuizen (NVZ) heeft hij bijgedragen aan de verbetering van de gezondheidszorg in Nederland. Hij is op landelijk niveau betrokken geweest bij informatiebeleid en gegevensuitwisseling vanuit het oogpunt van veilige zorg.

Hoe druk hij het ook had, hij had altijd oog voor de mens, was laagdrempelig benaderbaar, geïnteresseerd en betrokken bij de mensen met wij hij samenwerkte. Vanwege de bijzondere, intensieve en betrokken inzet op zowel lokaal, regionaal als landelijk niveau, heeft de koning besloten om Vincent Buitendijk te benoemen tot Ridder in de Orde van Oranje-Nassau. Burgemeester Luc Winants reikte met veel waardering de onderscheiding uit.

Tijdens een van de andere bijeenkomsten ontving Vincent, naast dank en veel vriendelijke woorden, een kunstwerk, een fotoboek en een eigen pensioenspecial.

Aanvang werkzaamheden Marie-Louise Vossen

Na de plechtige en symbolische overhandiging van de voorzittershamer van Libra door Vincent Buitendijk, maakte Marie-Louise Vossen een vliegende start. Het kernteam Corona startte zijn werkzaamheden en het kennismakingsprogramma van Marie-Louise kreeg al snel een hele andere invulling dan gehoopt. De scheidslijnen tussen zorg blijven leveren, economisch belang en veiligheid van klant en medewerker waren dun en vroegen om zorgvuldig manoeuvreren, soms stug volhouden en focus blijven houden op de stip op de horizon.

Corona bleef het hele jaar een groot gedeelte van de Libra agenda beheersen. E-health ontwikkeling kwam in een stroomversnelling, de communicatie met klant en medewerker werd gedomineerd door maatregelen om besmettingen te voorkomen. Het afscheid van medewerkers en de festiviteiten voor jubilarissen werden noodgedwongen online of op gepaste afstand gevierd.

Klik op de afbeelding om meer te lezen:

Bestuurder Marie-Louise Vossen:

‘Samen op weg naar een nieuw evenwicht’

Begin maart trad Marie-Louise Vossen aan als nieuwe bestuurder bij Libra. Ze trof, zoals ze het zelf zegt, een evenwichtige en stabiele organisatie waarin ze zeer gastvrij werd ontvangen. In het inwerkprogramma zat veel ruimte voor ontmoetingen en gesprekken. Wat er daarna gebeurde weten we allemaal. Corona werd bepalend voor nagenoeg alle agenda’s. En de nieuwe bestuurder kon na twee weken meteen aan de slag als crisismanager.

“Op zo’n moment leer je de organisatie snel kennen”, zo kijkt ze terug op haar eerste turbulente jaar bij Libra. “Het was fantastisch om te zien hoe iedereen meteen in de actiestand ging. Het Kernteam nam de leiding en in no-time voldeden we aan alle landelijke maatregelen. Er kwamen cohortafdelingen en de korte lijnen met OR, bestuur Medische Staf, Raad van Toezicht en Cliëntenraad, werden geïntensiveerd. De betrokkenheid, de inzet en de flexibiliteit maakten dat ik me, ondanks de beperkingen die corona met zich meebracht toch al snel thuis voelde binnen deze organisatie.”

ICT

Nadat de eerste piekperiode goed doorstaan was, ontstond rond de zomer de ruimte om met name de poliklinische zorg en de audiologische dienstverlening weer op te schalen. Langzaam kwam toen ook het besef dat corona had gewerkt als katalysator van nieuwe ontwikkelingen. Marie-Louise Vossen: “Met name op het gebied van ict-infrastructuur zijn enorm veel meters gemaakt. De weg naar een meer blended vorm van zorg- en dienstverlening was al wel ingezet, maar corona heeft die ontwikkeling een enorme boost gegeven. Positief? Jazeker. Vooral ook omdat veel revalidanten dit als bijzonder fijn hebben ervaren. We hebben veel geleerd.”

Tweede golf

In december kwam de onvermijdelijke tweede golf. De poliklinieken bleven dit keer open. “We merkten dat mensen veel schade ondervonden als ze lang geen revalidatie kregen en we zijn blij dat we deze keuze konden maken. Corona hebben we, in tegenstelling tot in de eerste piek, in het najaar niet buiten de deur kunnen houden. Wat wel lukte is om de meest-kwetsbare revalidanten, de klanten in minimaal bewuste toestand die vroege intensieve neurorevalidatie krijgen, corona-vrij te houden. Bijzonder daarbij is dat de medewerkers van die afdeling lang en vrijwillig in zelf-quarantaine zijn gegaan. Over inzet en betrokkenheid gesproken!”

Mooie toekomst

Terugkijkend op 2020 is de nieuwe bestuurder aangenaam verrast door de grote mate van flexibiliteit die ze in de organisatie gezien heeft. Het zorgt voor een positieve kijk naar de coronavrije toekomst die 2021 -hopelijk- gaat brengen. Kijkend naar dat jaar, is de vraag aan Marie-Louise Vossen welke accenten zij, op basis van haar ervaringen, voor de toekomst van Libra ziet. “Op de eerste plaats zie ik een hele mooie toekomst voor Libra”, reageert ze. “Dit is een prachtige organisatie met zeer veel inhoudelijke, specifieke kennis. Ik denk dat we dat gezicht ook in de regio, zoals onder andere de Brainport-regio wat steviger neer kunnen zetten. Intern zijn we in 2020 gestart met een Libra NextLevel-traject dat moet leiden tot een moderne, professionele en transparante organisatie. Een flexibele, wendbare organisatie, financieel gezond, met een kleiner managementteam, eenvoudig en daadkrachtig georganiseerd met verantwoordelijkheden, ook financieel, lager in de organisatie. Daarbij moet je ook altijd kijken naar de cultuur. Welke cultuur past het beste binnen zo’n organisatie, hoe is de huidige cultuur en wat moeten we doen om een eventuele verandering te bewerkstelligen?”

EPD

Dat de verdere digitalisering niet is te stoppen, is voor Marie-Louise Vossen een vaststaand feit. De eerste lijnen voor een doorontwikkeling daarvan zijn in 2020 dan ook al uitgezet. Ook op andere strategische velden worden de contouren langzaam helderder. Marie-Louise Vossen: “We hebben nu twee klinische afdelingen en we zijn bezig met een verkenning van een duurzame toekomst daarvan. Dat doen we met partners. Samenwerking en het creëren van samenhang en verbinding is een van de sterke punten van Brainport en ik vind ook dat we zoveel mogelijk onze samenwerkingspartners moeten opzoeken, in alle regio’s waar we werkzaam zijn. Waar kunnen we elkaar versterken, waar kunnen we van toegevoegde waarde zijn voor de mensen die van onze zorg afhankelijk zijn.”

Kijkend naar de implementatie van het nieuwe EPD (Elektronisch Patiënten Dossier) is Marie-Louise Vossen duidelijk. “We beginnen met de implementatie van het roosterplatform. De geautomatiseerde planning is een belangrijke basis. Daarna volgen de andere onderdelen van het EPD. We doen dit in wat wij noemen een ‘agile’ proces. Dat betekent dat we hier geen kant-en-klaar systeem laten plaatsen door de leverancier, maar dat we, samen met die leverancier, het EPD gaan vormgeven. Dat is spannend, zorgt misschien voor onzekerheid, maar het leidt uiteindelijk wel tot een systeem waarmee we straks optimaal kunnen profiteren van de vernieuwingen en waarin onze wensen worden meegenomen. We doen dat zo snel als het kan, maar we stellen kwaliteit boven tijd. Ik vind het vooral ook van wezenlijk belang dat we rond dit soort trajecten goed in gesprek blijven met al onze interne stakeholders. Wanneer het klaar is? Medio 2022, dat lijkt mij haalbaar.”

Samen op weg

Als haar eerste jaar als bestuurder van Libra er bijna op zit, kijkt Marie-Louise Vossen vooral trots terug op de prestatie die in het afgelopen jaar is neergezet. Samen met alle medewerkers is ze op weg naar een goede toekomst voor onze organisatie. “We gaan samen op weg naar een nieuw evenwicht.”

Marie-Louise Vossen, Raad van Bestuur

De Raad van Toezicht houdt integraal toezicht op het beleid van de Raad van Bestuur en op de besturing van Libra R&A. De Raad vervult - conform Zorgbrede Governancecode - de rollen van werkgever, klankbord en sparringpartner. Daarnaast heeft de Raad verschillende deelcommissies: de commissie kwaliteit & veiligheid, HR en de auditcommissie en de leden kijken ieder vanuit hun eigen specifieke deskundigheid naar de organisatie en kijken in gezamenlijkheid naar de hoofdlijnen van het beleid.

Na het afscheid van Vincent Buitendijk op 12 maart 2020 is Marie-Louise Vossen als nieuwe bestuurder aangetreden. Zij heeft de Raad van Toezicht sindsdien zeer frequent op een transparante wijze op de hoogte gehouden over de ontwikkelingen binnen Libra Revalidatie & Audiologie.

De Raad van Toezicht van Libra R&A herkent zich in de bijzondere maatschappelijke verantwoordelijkheid en laat zich hierop aanspreken. Maandelijks heeft de voorzitter van de Raad een werkoverleg met de bestuurder. Eens per jaar wordt door de voorzitter en vice-voorzitter van de Raad van Toezicht een functioneringsgesprek gehouden met de Raad van Bestuur, twee keer per jaar hebben de voorzitter van de Raad en de voorzitter van de HR-commissie met de bestuurder een gesprek over het functioneren van Libra’s (sub)top. In deze gesprekken komen ook persoonlijke ontwikkelingspunten, risico’s op belangenverstrengeling en scholing en arbeidsvoorwaarden aan de orde. De Wet Normering Topinkomens geldt hierbij als uitgangspunt. De beloning van de bestuurder is in lijn met deze wet, zie hiervoor de Jaarrekening 2020.

In de Auditcommissie is in 2020 naast Libra’s financiën ook aandacht besteed aan de financiële situatie a.g.v. COVID-19 en aan IT, in verband met de aankomende implementatie van een nieuw EPD. De commissie Kwaliteit & Veiligheid heeft naast de aandacht voor algemene veiligheidszaken ook de COVID-pandemie en de gevolgen voor Libra geagendeerd.

Door bovenstaande werkwijze heeft de Raad van Toezicht, in combinatie met de jaarlijkse overleg- en commissievergaderingen met de verschillende adviesorganen, te weten de Ondernemingsraad, de Cliëntenraad, een delegatie van het bestuur van de Medische Staf en het Managementteam, goed zicht kunnen houden op de organisatie. De jaarlijks werkbezoeken van de individuele raadsleden en de aanwezigheid bij bijzondere evenementen en bijeenkomsten hebben ten gevolge van COVID 19 helaas niet plaatsgevonden.
De Raad van Toezicht heeft diep respect (geuit) over de flexibiliteit en veerkracht die de medewerkers van Libra Revalidatie & Audiologie hebben getoond gedurende dit bijzondere jaar.

Belangenbehartiging

De OR behartigt de belangen van alle medewerkers. Bij advies- en instemmingsaanvragen weegt de OR belangen af van zowel de medewerkers als de organisatie. De OR maakt hiervoor regelmatig gebruik van achterbanraadplegingen om inzicht te krijgen in de meningen van collega’s. Reacties of suggesties van collega's neemt de OR mee in het overleg met de Raad van Bestuur.

Advisering/instemming/overleg

Een aantal thema’s is ter advisering/instemming/bespreking aan de OR voorgelegd, o.a.

• Corona
• Functiehuis
• Herstructurering bedrijfsvoering
• Onderzoeksopdracht management en uitvoeringsstructuur
• Aangepaste regeling reiskosten
• Plan van aanpak psychosociale arbeidsbelasting (PSA)
• Regeling studiefaciliteiten
• Aanwijzing verplichte vrije dagen
• Opheffen klachtencommissie cliënten
• Jaarplan, jaarplanbrief en financiële stukken

Interne organisatie

Het jaar 2020 stond mede in het teken van de kennismaking met een nieuwe bestuurder. In februari 2020 is Marie-Louise Vossen toegetreden als voorzitter Raad van Bestuur van Libra R&A. Dit viel min of meer samen met een moeilijke periode in verband met de komst van Corona. Korte lijnen tussen OR en bestuurder waren van belang om snel op ontwikkelingen in te kunnen spelen. De OR is het gehele jaar door nauw betrokken geweest bij gevolgen van corona zoals herinrichting gebouwen, vakantienotitie, maatregel ophogen productie en evaluaties.
Corona heeft voor de gehele organisatie veel onrust gezorgd. De OR heeft dit gemerkt doordat er vanuit de collega's veel vragen naar voren kwamen.

In 2020 zijn grote stappen gezet op het gebied van de actualisatie van het functiehuis. De OR besprak de voortgang met de bestuurder en zag kritisch toe op het verloop van het traject.

Door Corona kwam de patiëntenzorg in maart 2020 grotendeels stil te liggen en konden vele medewerkers niet normaal hun werk doen. Toch heeft de VMS getracht zijn toekomstvisie niet uit het oog te verliezen en stappen gezet in de uitvoering van het medisch beleidsplan. Daarnaast heeft de VMS afscheid genomen van Vincent Buitendijk en Marie Louise Vossen verwelkomd als nieuwe Raad van Bestuur.

Portfoliodiscussie

In het begin van 2020 is uitgebreid aandacht besteed aan de ongelijke verdeling van behandelcapaciteit tussen de diverse doelgroepen. Deze had o.a. geleid tot een niet verantwoorde wachtlijst voor de NAH. De VMS is daarop een portfoliodiscussie gestart gericht op het maken van keuzes t.a.v. de revalidatiezorg die zij ook in de toekomst wil leveren. Besloten is om dit project verder uit te werken in 2021 hierin samen optrekkend met het management.
De eerste nadruk zal komen te liggen op flexibilisering en het maken van keuzes t.a.v. de urgentie in relatie tot de diagnose. Voor een goede onderbouwing van de keuzes zijn cijfermateriaal en transparantie t.a.v. de wachtlijsten essentieel.

Dashboard

Een lang vervulde wens van de VMS is in vervulling gegaan door de implementatie van In Touch, een programma dat de behandelaar meer inzage geeft in de cijfers van behandeling op revalidantniveau. Via dit programma wordt ook meer inzicht verkregen in de overeenkomsten en verschillen tussen de diverse doelgroepen.

EPD

Zowel de Medical Information Officer (MIO) als vele andere collega’s zijn betrokken bij de ontwikkeling van het nieuwe EPD. De verwachting is dat deze in 2021 operationeel gaat worden. De ervaringen van het huidige EPD zijn meegenomen bij de ontwikkeling. De verwachting is dat het nieuwe EPD echt ondersteunend zal werken aan het interdisciplinair werken en de administratie t.a.v. dossiervoering.

Taakherschikking

Het herschikken van taken naar andere disciplines zoals de PA en VS is in het verleden ingezet. In de praktijk is gebleken dat de inbedding beter kan, zowel inhoudelijk als organisatorisch. De VRA heeft m.b.t. nevenschikking een visiedocument aangenomen.
De VMS gaat de voorlopige conclusie uit het rapport verder uitwerken. Bij iedere vacature zal gekeken worden welke invulling verstandig lijkt zowel op inhoudelijk als organisatorisch niveau.
De vertaling van het visiedocument naar onze organisatie wordt in 2021 verder opgepakt.

Innovatie

Binnen de VMS is een portefeuille innovatie gecreëerd. Het doel van deze portefeuille is om innovatie binnen Libra breed te bundelen en uit te dragen. Zo kan iedereen leren van de nieuwe ontwikkelingen en gebruik kan maken van elkaars kennis. Daar waar mogelijk wordt aangesloten op de processen die al gaande zijn binnen de organisatie.

Evaluatie organisatie

Het bestuur van de VMS heeft deelgenomen aan de evaluatie van de organisatie, uitgevoerd door een extern bureau.

De Cliëntenraad behartigt de belangen van alle kinderen, jongeren en volwassenen die bij Libra Revalidatie & Audiologie behandeld zijn/worden en hun naasten. Met de Wet op de Medezeggenschap Cliëntenraden Zorginstellingen (Wmcz 2018) als uitgangspunt adviseert de raad over de zorg- en dienstverlening, zoals het opnamebeleid, de behandeling, kwaliteit van de zorg, informatie aan en betrokkenheid van klanten, maar bijvoorbeeld ook over huisvesting, service, bejegening, privacy en voeding.

De Cliëntenraad bestaat uit acht personen, afkomstig uit een van de vier sectoren van Libra, te weten:

• Revalidatie Houding & Beweging
• Revalidatie Neurologie
• Revalidatie Kinderen
• Audiologie

In 2020 heeft de Cliëntenraad 15 keer vergaderd, waarvan zes keer met de Raad van Bestuur. Daarnaast vond overleg plaats met de OR en de Raad van Toezicht. Van dit laatste orgaan is een van de leden enkele malen per jaar bij de vergadering van de Cliëntenraad aanwezig. De vergaderingen konden vanaf maart 2020 alleen nog maar digitaal plaatsvinden.

De Cliëntenraad heeft in 2020 een training gevolgd over Planetree en de betekenis daarvan voor de organisatie. Daarnaast is er een opleiding gevolgd inzake de Wet Medezeggenschap Cliëntenraden Zorgsector 2018.

Belangrijke onderwerpen in 2020:

• Corona-pandemie
  Ook voor de Cliëntenraad drukte de corona-pandemie zijn stempel op het jaar 2020. Veel werd gesproken over b.v. de informatievoorziening door Libra, het opnamebeleid, bijzondere maatregelen, etc.
  
  
• Deelname aan activiteiten
  De Cliëntenraad heeft deelgenomen aan diverse interne en externe activiteiten en werkgroepen van Libra, zoals de veiligheidsronde locatie Weert, de externe audit, een bijeenkomst over laaggeletterdheid, de focusgroep Toezicht in de Zorg van de Erasmus Universiteit in Rotterdam. Ook had de Cliëntenraad zitting in Klachtencommissie van Libra.
  
  
• Verzoeken tot advies/instemming
  De Cliëntenraad bracht een verzwaard advies uit over de externe Klachtenfunctionaris cliënten en gaf advies over de begroting 2020 en het aangepaste jaarplan Libra. Ook stemde de raad in met het opheffen van de klachtencommissie en gaf zij advies over de triage bij de poliklinieken.
  
  
• Wisseling Raad van Bestuur
  Op 12 maart 2020 nam de Cliëntenraad afscheid van dhr. Buitendijk als bestuurder van stichting Libra Revalidatie & Audiologie. Wij danken Vincent voor de prettige samenwerking. Tevens verwelkomden we mw. Marie-Louise Vossen als nieuwe bestuurder.

Wilt u na het lezen van dit jaarverslag uw mening geven, heeft u een vraag aan ons of heeft dit jaarverslag uw interesse gewekt voor het werk van de Cliëntenraad? Dan kunt u contact met ons opnemen via clientenraad@libranet.nl. Meer informatie over de Cliëntenraad vindt u hier.

In december bracht Libra een ludieke Libra kerstgroet naar buiten. Deze bijzondere kerstgroet was gemaakt door enthousiaste medewerkers en bijzonder goed ontvangen door medewerkers van Libra en daarbuiten. De video laat de saamhorigheid, positiviteit en warmte zien die bij Libra de boventoon voert ondanks de grote uitdagingen die deze coronatijd met zich meebrengt.